Worauf es bei der Planung ankommt
- Projektbezogene Anfragen und offene Punkte zuordnen
- Freigegebene Besprechungsnotizen in Aufgabenentwürfe überführen
- Aktuelle Dokumente mit nachvollziehbaren Quellen finden
- Vergleiche nach einer festgelegten Struktur vorbereiten
Ein Beispiel: Offene Punkte aus einer Abstimmung
Ein fiktives Planungsbüro erhält nach einer Besprechung mehrere E-Mails mit Ergänzungen. Der Workflow ordnet die Nachrichten einem Projekt zu und erstellt eine Liste möglicher Aufgaben. Jede Aufgabe verweist auf ihre Quelle. Die Projektleitung prüft, ob Zuständigkeit, Termin und Beschreibung stimmen.
Unklare Formulierungen werden nicht als verbindliche Entscheidung übernommen. „Wir sollten die Variante prüfen“ ist etwas anderes als eine Freigabe. Für diese Unterscheidung braucht der Prozess fachliche Prüfung und eine Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.
Versionsstände sind wichtiger als ein überzeugender Text
Bevor Dokumente in eine KI-Suche aufgenommen werden, sollte feststehen, welche Version gültig ist. Ein alter Planungsstand kann eine Antwort in die falsche Richtung lenken. Wir klären deshalb Dokumentenverantwortung, Aktualisierung und Projektzugriffe.
Eine RAG-Anwendung kann passende Dokumentstellen als Antwortgrundlage abrufen und Quellen angeben. Das erleichtert die Prüfung, garantiert aber keine fehlerfreie Antwort. Gerade bei Widersprüchen muss die Anwendung auf die Unsicherheit hinweisen.
So wird ein kleiner Pilot überprüfbar
Wählen Sie ein abgegrenztes internes Thema und einen geeigneten Dokumentenbestand. Erstellen Sie einige Fragen, deren richtige Antworten im Team bekannt sind. Prüfen Sie zusätzlich Fragen, die sich mit den vorhandenen Informationen nicht beantworten lassen.
Bewertet werden die gefundenen Quellen, der Inhalt und die Zeit für die Kontrolle. Auch eine Frage aus einem fremden Projekt gehört in den Test: Sie darf keine Informationen außerhalb der Nutzerrechte offenlegen.
- Dokumente mit Verantwortlichen und gültigem Stand versehen
- Berechtigungen vor der Suche anwenden
- Aufgaben als Entwürfe kennzeichnen
- Freigaben im vorhandenen Projektprozess belassen
Was die Automatisierung nicht entscheiden sollte
Eine Zusammenfassung ersetzt keine Prüfung von Planung, Normen oder vertraglichen Verpflichtungen. Technische Berechnungen, verbindliche Zusagen und Freigaben bleiben bei den verantwortlichen Fachleuten.
Für Kreateam Architekten in Bad Homburg haben wir eine n8n-Automatisierung umgesetzt. Die hier beschriebene KI-Dokumentensuche ist ein theoretischer Anwendungsfall und kein Bestandteil dieser Referenz. Für Büros aus Frankfurt und Rhein-Main besprechen wir gern einen passenden Pilot zur Projektkommunikation oder Dokumentensuche.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Die Quellen erläutern technische Funktionen beziehungsweise rechtliche Grundlagen. Die beschriebenen Abläufe sind Planungsbeispiele von SJP Connect.