Worauf es bei der Planung ankommt
- Feste Regeln für eindeutige Daten und Aktionen einsetzen
- KI für frei formulierte Inhalte gezielt ergänzen
- Agenten nur für Aufgaben mit wechselnden nächsten Schritten prüfen
- Freigaben, Fehlerwege und Zugriffsrechte immer mitplanen
Fall 1: Ein Formular schreibt Daten ins CRM
Ein Formular liefert Name, E-Mail und Anliegen in getrennten Feldern. Der Prozess prüft Pflichtangaben, sucht nach einem bestehenden Kontakt und legt einen Vorgang an. Dafür sind keine freien Modellentscheidungen nötig. Regeln und eine Schnittstelle reichen aus.
Wichtiger als KI sind hier eine eindeutige Zuordnung und der Umgang mit Wiederholungen. Wird dieselbe Anfrage zweimal übermittelt, soll nicht versehentlich ein zweiter Vorgang entstehen. Bei fehlenden Angaben braucht der Workflow einen nachvollziehbaren Fehlerweg.
Fall 2: Eine E-Mail soll strukturiert werden
Eine E-Mail kann dieselben Angaben enthalten, aber verteilt über einen frei formulierten Text. Eine KI kann einen Vorschlag für Kontakt, Anliegen und Terminwunsch erstellen. Die Anwendung prüft anschließend Felder und zulässige Werte, bevor sie etwas übernimmt.
Der Rest des Ablaufs bleibt fest: Ergebnis prüfen, fehlende Informationen markieren und freigegebene Daten übertragen. Unsicherheit wird an das Team übergeben. Das ist ein Workflow mit einem KI-Schritt; dafür muss kein Agent frei über alle weiteren Aktionen entscheiden.
Fall 3: Die nächste Aufgabe hängt von der Anfrage ab
Eine komplexere Anfrage kann je nach Inhalt eine Dokumentensuche, eine Rückfrage oder das Lesen eines bestehenden Vorgangs verlangen. Ein Agent kann dafür unterschiedliche Werkzeuge auswählen. Ob dieser Spielraum sinnvoll ist, hängt davon ab, ob die Aufgabe begrenzt und ihr Ergebnis überprüfbar ist.
Für jedes Werkzeug werden Rechte und Grenzen festgelegt. In n8n lassen sich bestimmte Aufrufe zur menschlichen Freigabe anhalten. Für Ihr Projekt planen wir zusätzlich, wie ein abgelehnter Aufruf oder ein nicht lösbarer Vorgang an das Team zurückgeht.
So treffen Sie die Entscheidung für einen Pilot
Schreiben Sie den bestehenden Prozess mit seinen Eingaben, Entscheidungen und Ergebnissen auf. Markieren Sie, welche Schritte immer gleich sind und welche Informationen heute ein Mensch interpretieren muss. Prüfen Sie auch, welche Entscheidungen Folgen für Kunden oder andere Systeme haben.
SJP Connect aus Frankfurt entwickelt daraus einen abgegrenzten Ansatz. Wir verwenden die einfachste geeignete Lösung und testen mit typischen Fällen sowie Ausnahmen. Zusätzlicher Spielraum für einen Agenten ist nur hilfreich, wenn er einen konkreten Bedarf erfüllt und im Alltag kontrollierbar bleibt.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Die Quellen erläutern technische Funktionen beziehungsweise rechtliche Grundlagen. Die beschriebenen Abläufe sind Planungsbeispiele von SJP Connect.